Anladık bütçe önemli ve belirli prosesleri var. Peki finansçıların bu süreçte görevleri nedir, bu insanlar kimdir, ne yapar?
Finansta çalışan arkadaşların analitik olmaları istenen bir özellik. Ancak bu durum, 4 işlemi veya ileri matematik fonksiyonlarını bilmelerinden farklı. Bütçe bir projelendirme süreci olduğuna göre, finansçılar bu projelerin ne kadar gerçekçi olduğunu ve ayrılan kaynakların ne anlam ifade ettiğini değerlendirirler. Bunun için, kendilerine iletilen rakamları alt alta getirip dip toplamı görmenin ötesinde, yapılan işin içeriğine ve hedeflere olan etkisini ölçerler.
Organizasyonun içerisindeki bilgiler ve beklentiler finansa aktarılır. Bu iletişim ne kadar hızlı ve efektif çalışırsa bütçe prosesi o derece verimli olur. Finansçı da “bu iş neden planlanıyor, ne faydası olacak, ne zaman tamamlanacak, bütçeye koymasak ne olur?” sorularına önceden cevabını hazır eder. Örneğin üretim departmanı olarak gerçekleştirmeyi düşündüğünüz projenizle ilgili bütçe detaylarını ne kadar erken finansa ulaştırırsanız, o süre kadar projeyi savunacak vakit kazanmış olursunuz. Zaten hiçbir bütçeci de Genel Müdür’ün karşısına geçip “Üretim bölümü bütçeye bir proje için rakam koydu ama ne olduğunu ve ne işe yarayacağını bilmiyoruz” demek istemez (en azından kariyerini ayaklar altına almak istemiyorsa demez…). İşleme aldığınız rakamlardan sorumlusunuz, bu kadar basit… Üretimciler de, eğer bütçeleri kabul edilsin istiyorlarsa bilgiyi zamanında aktarıp finansçılarla beraber çalışmak zorundalar. Her departmanın kabul ettirmeye çalıştığı projeler olduğundan, bu bilgi akışı herkes için geçerli.
Bu olguyu beyindeki nöronlar gibi düşünün: Her departman bir nöron olsun. Beynin işlevinin nöronların çalışmasına bağlı oluşunu, şirket işleyişinde departmanların çalışmasına benzetebiliriz. Bütünsel olarak organizasyonun iyi çalışabilmesi için departmanlarda oluşan bilgiler ve planlar diğerleriyle paylaşılır; aynı nöronlardaki elektrik sinyallerinin –mesajların- akson ve sinapslarla diğer nöronlarla paylaşılması ve vücudun derinliklerine iletilmesi gibi…
Paylaşım kültürü ne kadar gelişmişse sonuca o kadar rahat ulaşılıyor. Ancak şu bir gerçek ki beyin nöronlarındaki etkileşim hızını şirket olarak aynen kopyalamak biraz zor (hadi biz buna aramızda fantezi diyelim). Ortalığın kaosa dönmemesi için bir trafik polisi gerekiyor. Bilgi trafiğini, prosesin sahibi olarak finans yönetir. Her bölüme hangi tarihte, hangi detayları, kimlerle paylaşacağını bildirir. Bütçe, finansın yayınladığı zaman planı ile başlar. Aynı mantıkla bütçeciler, nakit akışını yönetebilmek için ilgili projelerin yılın hangi döneminde gerçekleştirileceğine de dikkat edilmesini sağlar.
Peki uzatmayalım… Bütçemiz tamam, onaylar alındı, kollar sıvandı, yıla başlıyoruz. Diyelim ki Mart ayındayız ve harcamalarımız bütçemizle aşağı yukarı eşit, ancak Şubat ayında başlayacağını planlamış olduğunuz ve henüz başlayamadığınız bir proje var (ister eleman alımı, ister saha faaliyetleri, vs…). Bu da sizi düşündürüyor. Burada firmanızın bir kontrol mekanizması olmalı. O da finans departmanı. Finansçılar Mart ayı başından itibaren size “Senin Şubat’ta başlayacağın proje ne oldu? Ne iş?” diye sorarlar. Siz 1-2 kere “Çeşitli sebeplerden yetişmedi. Mayıs’ta hallolacak” deseniz bile “Eee peki 2-3 ay ötelemenin karşılığı olan para o zaman bütçeden fazla harcanmış” diyecekler. Neyse, diyelim bunu da atlattınız (ama aklınızda tutun ki, bütçe yapılan organizasyonlarda harcamalar kontrol edilir ve raporlanır) ve şimdilik başka ses çıkaran yok. Bu arada Haziran’da finansçılar yanınıza gelip “Hala projen tamamlanmamış; program senin programın ama daha sonra bu harcamayı yapmak istiyorsan bazı yerlerden kısman gerekecek. Çünkü yılın ortasındayız”.
Artık Ağustos ve Eylül aylarından itibaren Genel Müdür dizginleri eline alır. Düşünün ki Genel Müdürsünüz… Bu durumda ne yaparsınız, ne söylersiniz? Ben size bir Genel Müdür canlandırayım (Sağ elinin parmak uçlarını avucunun üzerinde birleştirerek –ki bu herhalde sadece Türkiye’de olur-):
- Güzel kardeşim, sen bize bütçe sırasında şu projeyi yapacağını söyledin mi? Evet.
- Ben görevimi yapıp sana gerekli fonu bütçeye koydum mu? Evet.
- Sen projeyi yaptın mi? Hayır.
- Projede problem olduğunu ve ötelenmek zorunda olduğunu haber verdin mi? Hayır.
- Bu arada bütçedeki parayı harcamaya devam ettin mi? Evet.
Buyrun çıkın işin içinden….
Bölümünüzde eleman alımı yılın başında bütçelenmişse ve Ekim geldiğinde hala eksik elemanla çalışıyorsanız; İK olarak planladığınız eğitimler zamanında yapılamamışsa ve Ekim-Kasım geldiğinde eğitimlerde yığılma oluyorsa Genel Müdür size şunu söyleyebilecektir: 10 aydır aynı eleman sayısıyla çalışıyorsanız bir süre daha böyle idare edebilirsiniz herhalde; bu kadar zamandır planlanan eğitimler ötelendiyse biraz daha idare edemez miyiz?
Burada bazı abartılı örnekler vermiş olabilirim ama bir sonraki bütçe dönemi burnunuzdan gelebilir. Daha sonra “yapacağım” diyecekleriniz daha dikkatli incelenecek. Amacım Genel Müdürleri öcü gibi göstermek değil, hissedarlar da size bu geribildirimi verebilir. Önemli olan şirketin harcamalarının doğru alana, doğru zamanda, doğru meblağlarla yönlendirilmesi ve kontrol edilmesi. Bu kontrolleri birileri mutlaka yapıyor inanın… Kimse yapmıyorsa zaten olay baştan kopmuş, problem çok daha büyük.
Günlük hayattaki problemler planları değiştirir, karşımıza çıkan maliyetler daha önceki beklentilerimizle uyuşmaz. Ancak kontrolden çıkmadan önce finansla bir araya gelmek işleri rayına sokabilir. Bunun için tek bir tavsiyem var: finans departmanına karşı şeffaf olun, problemleri onlarla paylaşın ki geç kalmadan beraber çözüm bulunabilsin. Bu arkadaşlar röntgenci gibi içinizi görür, raporlar, teşhis koyar ve neler yapabileceğinizi anlatır. Onları sevin çünkü işinizi kolaylaştırmak için varlar ….
Bir Cevap Yazın