Bir önceki yazımda bütçenin neden önemli olduğundan bahsetmiş ve burada prosesten bahsedeceğime dair söz vermiştim.
Birçok bütçe maalesef direk hedef koyup “Önümüzdeki dönem xxxx kadar satarız herhalde” diyerek başlıyor. Ama bu biraz eksik gibi sanki (aslında epey eksik). Bütçe diyerek tahmini bazı rakamları öylesine biraraya getirmenin anlamsızlığı, altında yatan bir plan olmadığı için kolaylıkla 3-5 soruda ortaya çıkar.
Düşünün Genel Müdür`sünüz ve örneğin Pazarlama ekibi karşınızda. Beklentiniz ne olur, ekibe neler sorarsınız? Pazar nasıl evriliyor? Mevcut payımız ürün ve kategori bazında ne? Müşteri ne istiyor? Ne gibi yeni ürünler çıkarmayı düşünüyorsunuz? Çıkaracağınız bu ürünler tüketicinin hangi derdine deva olacak? Bu ürünleri ne zaman lanse etmeyi planlıyorsunuz? Gerekli yatırımlar nelerdir? Bu yatırımlar ne zamana yetişecek ve lansman tarihi ile uyumlu mu? Yatırımın maliyeti nedir ve ne kadar sürede kendini amorti eder? Yeni ürünlerden elde edilecek satışlar toplam satışın ve karlılığın yüzde kaçı olacak? Mevcut ürünlerden ne kadar geçiş olacak (cannibalization)? Hem yeni, hem de mevcut ürünlere destek vermek için nasıl faaliyetler planlıyorsunuz? Bu faaliyetlerin ne kadar efektif olduğunu nasıl ölçmeyi planlıyorsunuz? Vs, vs…… Benzer sorular her departmana sorulabilir ve sorulmalı zaten…. Özetle, “Hangi projeleri hayata geçireceksiniz ve ne faydası olacak?”
Şu an içinizden şunları geçiriyor olabilirsiniz: “Yuhhh!!! Tek bir ekip tüm bunları nasıl bilsin?” Hayır efendim, bilebilir ve bilmelidir… Bir ürünün ve markanın belirli bir sorumluluğunu alan her bölüm, onunla ilgili detaylara hakim olmak zorundadır. Eğer pazarlama ekibi üretim bölümleriyle iyi bir iletişim içerisinde ise gerekli yatırım ihtiyacına ve bunun zamanlamasına ulaşabilir; finans ekibiyle bilgi paylaşabiliyorsa ürünün potansiyel kar marjını ve yatırımın ne kadarda kendini ödeyeceğini bilir; satışla kol-kola çalışıyorsa markalarının nerelerde güçlü olduğunu anlar, sahadaki faaliyetleri tasarlayabilir. Pazarlama sadece bir örnek tabii ki, her bölüme uygulanabilir bu. Örneğin Bilgi İşlem departmanı da diğer ekipleri nasıl destekleyeceğini ortaya koyabilmeli; Üretim, kaliteyi arttırıcı ve maliyeti düşürücü önlemleri alabilmeli vs….
Daha önceki yazıda bahsettiğim gibi Genel Müdür’ün ana görevi bölümler arası koordinasyonu sağlamak olduğuna göre herkes kartlarını açık oynamak zorunda. Pazarlama yeni bir projenin onayını aldıktan sonra üretim gelip de “Yaaa, bizim yeni bir yatırıma ihtiyacımız olduğundan haberimiz yoktu!!!” diyemez.
Herkes neler yapacağını belirleyip organizasyonun geri kalanıyla paylaştıktan sonra Nasıl kısmına geçilir. Satış ekibi, belirlenmiş fiyatlarda hangi üründen ne kadar satabileceğini hesaplar (dikkat: “Hesaplar” diyorum, burası analitik bir süreç; işkembeden sallamak yok) ve verilen hedeflere erişmek için mevcut satış kapasitesinin üzerine çıkılması gerekiyorsa insan ve diğer yatırım ihtiyaçlarını ortaya koyar. Pazarlama, gerekli aktiviteleri ve projeleri somutlaştırır. Üretim de satış ve pazarlama ile aynı dilden konuşup ihtiyaçlarını listeler. İnsan Kaynakları, bütçesi yapılan dönem için maaş skalasını öngörür ve diğer bölümlerden gelen işe alım taleplerini de bu hesaplamaya yansıtır. Çalışanların eğitim ihtiyaçlarını bütçeler. Başka bir sürü detay da var; örneğin artık firmalar sosyal projelere de imza atıyorlar. Bu projelerin neler olacağı, zamanlaması da bütçeye dahil edilecek.
Tüm bunlar ortaya çıktıktan sonra yönetimle pazarlık süreci başlar. Yöneticiler hedef koyar, ekipler “…. Ama bunu yapmak mümkün değil….” diye dert yanar. Sonuçta zorlayıcı fakat gerçekleştirilebilir hedeflerde el sıkışılır. Herkesin görevi belli olmuştur: fonksyonlar hedeflerini gerçekleştirecek, yöneticiler bunun için gerekli kaynakları sağlayacak. Herşeyin planlandığı gibi olmayacağını biliyoruz ancak gidilecek yol ve sorumluluklar kesindir artik..
Eeeee finans ne yapıyor? 3-5 rakamı altalta getirip toplayan analistler grubu mu kendileri? Öyle olmadığını biliyoruz. “Resmin bütünü bende; siz tüm bunları yapmayı planlıyorsunuz ama bu şekilde hareket edip sadece bu sonuçları alırsak ayvayı yeriz. Değiştirilmesi gereken yerler şunlardır….” diyebilecek vizyona sahip olmalıdır finans. Finansın görevini ve bazı bütçe üçkağıtlarını da bir sonraki yazıda anlatacağım (Korkmayın olayı dizi film boyutuna çevirmek gibi bir niyetim yok).
Sonuçta bütçe, bir projelendirme şeklidir. Bölümler, projelerinin onayını birçok alana hakim yöneticilerle görüşerek alırlar. Kendi başınıza karar alıp “Bir şekilde hallederiz” diyemezsiniz, başkalarıyla beraber çalışmak zorundasınız. Organizasyonun tek bir hedefe yürümesi ancak böyle mümkün oluyor. Yoksa birileri gelip sizi kolunuzdan çekerek “Kardeşim nereye gidiyorsun?? Herkes pusulanın diğer tarafinda….” diyecektir.
Bir Cevap Yazın